Audits domes administrācijā II: darba organizācija "Bartkeviča laikos"

Palielināt attēlu

Pēc domes pasūtījuma, veicot iekšējo revīziju tās administrācijā, auditorfirma "SIA BPG Baltic Inspekcija AMJ" pārbaudīja gan saimnieciski finansiālo darbību un finanšu uzskaiti laikā no 2013.gada janvāra līdz 2014.gada aprīlim, gan arī domes struktūru darba efektivitāti.

Kad revīzijas ziņojums augustā tika izklāstīts domes komitejas sēdē, klātesošie administrācijas darbinieki asi pauda sašutumu par, viņuprāt, rīdzinieku nekompetenti veikto orgrēniešu darba izvērtējumu. Šajā dokumentā ir izteikti vairāki priekšlikumi iespējamām reorganizācijām pašvaldības aparātā. 

Auditori uzskata, ka domes līdzekļi tikuši nelietderīgi izlietoti, apmaksājot ielu komiteju desmit pārstāvju darbu – vidēji 40 stundas mēnesī katram. Viņu uzdevums ir kontrolēt sanitārās tīrības uzturēšanu un citu pašvaldības prasību ievērošanu. Taču, kā norādīts ziņojumā, šos pienākumus veic pašvaldības policija un aģentūra "Mālkalne". Par 2013.gadu ielu komitejai izmaksātās atlīdzības apjoms ir 24 157.08 eiro (plus VSAOI darba devēja daļa), savukārt šī gada pirmajos četros mēnešos – 8022.66 eiro (plus sociālā iemaksa). Turklāt nav pierādījumu, ka šie pienākumi tiešām ir veikti ārpus darba laika un tāpēc apmaksājami.

Revidenti norāda uz iekšējās kontroles trūkumu ne tikai ielu komitejas, bet arī citu domes komiteju un komisiju darba apmaksā. Darba laika uzskaites tabelēs nav ticis norādīts komitejas darba laiks, kā arī nav komitejas sēžu protokolu. Tāpat komitejas locekļu ikmēneša atskaitēs nav norādīti datumi un pulksteņa laiki, kad šis darbs veikts. Tātad nav pierādījumu, ka darbs komisijās un komitejās tiešām notiek ārpus darba laika ietvariem. Pārbaudītāji secina, ka faktiski darba samaksa aprēķināta par nedarītu darbu, un iesaka domei ieviest kontroles procedūras, lai nepieļautu nelietderīgas izmaksas. 

BPG ziņojumā uzsvērts, ka Ogres novada pašvaldībā ir daudz komiteju un komisiju, kā funkcijas pārklājas ar pašvaldības iestāžu un struktūrvienību funkcijām – iesakot domei izvērtēt iespēju samazināt komiteju un komisiju skaitu, lai optimizētu administratīvās izmaksas. Avārijas stāvoklī esošo un pamesto būvju apzināšanas komisija dublē būvvaldes pienākumus, attīstības komisijas uzdevumi pārklājas ar domes attīstības nodaļas darbu.

Izvērtējot pašvaldības aģentūras "Mālkalne" nolikumu un pašvaldības komunālās nodaļas nolikumu, atklājas abu struktūru funkciju dublēšanās. Tā kā revīzijai netika uzrādīts pārvaldes jeb deleģēšanas līgums, jāsecina, ka abas vienlaicīgi atbild par sadzīves atkritumu apsaimniekošanu, notekūdeņu savākšanu, novadīšanu un attīrīšanu, teritorijas labiekārtošanu un sanitāro tīrību utt. Revidenti iesaka domei izvērtēt, vai vispār ir lietderīgi uzturēt atsevišķu komunālo nodaļu ar 10 darbiniekiem.

Ziņojumā tiek norādīts uz MK ieteikumu Nr. 2 "Valsts pārvaldes iestādes struktūras izveidošanas kārtība" ignorēšanu: pašvaldībā ir vairākas struktrūrvienības ar mazāk nekā 10 darbiniekiem un mazāk nekā divām atbildības jomām, tomēr tām ir apstiprināti vadītāju vietnieku amati – dokumentu un parvaldības nodaļai, juridiskajai nodaļai, attīstības nodaļai, dzimsarakstu nodaļai, finanšu - ekonomikas nodaļai.

Revidenti secina, ka pašvaldības centralizētās grāmatvedības un finanšu ekonomikas nodaļu darbinieku pienākumu sadale dublējās. Viņi šaubās, vai domes aparātā ir nepieciešami 4 darbinieki ar vienādiem profesionālas darbības pamatuzdevumiem, jo šķiet, ka 3 štata vietas radītas, lai veiktu vienu uzdevumu – veidotu novada pašvaldības budžetu.

Audita ziņojumā ir norādīts uz grāmatvedības un finanšu - ekonomikas darbinieku nepietiekamu noslodzi jeb pārmērīgu štata vietu skaitu. Šo apgalvojumu revidenti balsta datu analīzē par domes grāmatvedības un finanšu - ekonomikas nodaļu darbinieku veikto operāciju skaitu 2014.gada pirmajos četros mēnešos: darbinieki ar 20 slodzēm veic 96 247 darbības un 136 899 izmaiņas pamatdatos jeb ierakstus grāmatvedības uzskaites sistēmā. Pieņemot, ka šajos četros mēnešos ir 82 darba dienas, tiek secināts, ka vidēji vienā dienā 20 darbinieki izdara 1174 ierakstus grāmatvedības uzskaites reģistros un 1670 izmaiņas pamatdatos, un revidentiem tas šķiet maz. Lai nodrošinātu pašvaldības budžeta līdzekļu lietderīgu izlietojumu, viņi iesaka domei izvērtēt, vai pašvaldībā nepieciešamas divas atsevišķas nodaļas identisku pamatuzdevumu veikšanai.

Ņemot vērā to, ka personāla vadības darbinieki sagatavojuši daudz LR normatīvajiem aktiem neatbilstošu rīkojumu (tie uzskaitīti ziņojuma sadaļā par domes maksātajām atlīdzībām), revidenti domei iesaka izvērtēt personāla vadītāja atbilstību ieņemamajam amatam.

Lai optimizētu izmaksas un nodrošinātu efektīvāku darbu, domei tiek piedāvāts veidot atsevišķu administratīvo nodaļu, apvienojot tajā tagadējo juridisko nodaļu, dokumentu parvaldības nodaļu un personāldaļu. Reorganizējot komunālo nodaļu, var radīt plašākas kompetences attīstības nodaļu, tai pievienojot vides speciālistu, komunālo jautājumu inženieri un informācijas tehnoloģiju nodaļu. Ieteikts izvērtēt apvienot centralizētās grāmatvedības un finanšu - ekonomikas nodaļas. Savukārt, lai veidotu efektīvu kontroli pār Ogres novada pašvaldības noslēgto līgumu izpildi, iepirkumu nodaļai būtu jāuzdod arī līgumu pārraudzības funkcijas. Revidenti iesaka izvērtēt būvvaldes personālsastāvu – vai visi tajā strādajošie ir iesaistīti šīs iestādes mērķa izpildē. Iespējams, teritorijas plānotājs vairāk ir saistīts ar novada attīstību kopumā, nevis būvniecības uzraudzību.

Audits domes administrācijā I: Darbinieku lutināšana "Bartkeviča laikos"
Audits pašvaldības aģentūrās IV: PA "Dziednīca"
Audits pašvaldības aģentūrās III: "Mālkalnes" ieņēmumi un māju apsaimniekošana
Audits pašvaldības aģentūrās II: "Mālkalnes" slēgto līgumu un izdevumu dīvainības
Audits pašvaldības aģentūrās I: Atalgojuma un štatu politika "Mālkalnē"
Valsts kontroles pārbaude I: Haoss domes 2013.gada pārskatā
Ieskats pašvaldības auditos II: Galdu klāšanas tradīcijas "Bartkeviča laikos" (pielikums)
Ieskats pašvaldības auditos: Iepirkšanās paradumi "Bartkeviča laikos" (pielikums)